貸ビルをお探しのお客様の多くは、現在お使いのオフィスからの移転を前提とされています。
ここでは、オフィス移転時に想定されるトラブルを未然に防ぐためのポイントを解説いたします。

解約予告

現在お使いのオフィスから移転する場合、旧オフィスの契約は終了することになります。
解約についてのルールは契約書に記載されていますので、その方法に従って解約の通知をします。
解約予告は3ヶ月～6ヶ月前が一般的です。
ほとんどの場合、一定の期間をおいて事前に通知すれば問題ないことになっています。

移転のお知らせ

お取引先に対して、移転のお知らせをする必要があります。
この時に新しいオフィスの地図をつけるという配慮もしたいものです。
移転の案内は、はがきや封書で行うことが多いと思いますので、印刷の手配は早めに済ませておくとよいでしょう。

郵便局に移転はがきを提出

新しいオフィスのご案内を出しても、間違って旧オフィスに郵便物が発送されることがあります。
こうした状況に備えるため、郵便局に「移転はがき」を提出しておくと便利です。
移転はがきを提出しておくことで、間違って届いた旧オフィスへの郵便物も、自動的に新オフィスに届けてくれるようになります。
なお、移転はがきの有効期間は1年間です。
その1年間のうちに間違って旧オフィスに届いた郵便物の差出人に対して新オフィスのご案内をしておけばOKです。

電話の変更手続き

近隣への移転であれば、電話番号が変わらないケースが多く、その場合手続きの必要はありません。ただ、そうでない場合は電話番号が変わることになるので、新オフィスで電話契約をする必要があります。NTTであれば電話局へ、それ以外の通信会社を利用する場合はインターネットなどで調べて早めに手続きをしましょう。 なお、NTTであれば、6ヶ月間無料で電話移転の案内をしてくれます。これは、旧オフィスの電話番号にかけ、音声案内で新しい電話番号を知らせてくれるサービスです。

官公庁の諸手続き

法務局

本社移転の場合は定款変更が必要となるため、変更の登記をします。
それ以外の場合では提出する書類も変わりますので、基本的には移転前の地域を所管している法務局に問い合わせるのが無難です。

税務署

移転の登記を済ませたら、税務署において納税地移転の届出書、給与支払い事務所移転の届出を提出します。
これらの書類作成方法などについては税務署に問い合わせれば教えてもらえます。
また、地方税務署に対しては移転前と移転先それぞれの税務署において、事業所の移転を知らせる届出が必要になります。これらの手続きにより、オフィスとともに課税の本拠地も移転します。

社会保険庁

移転前の地域を所管している社会保険事務所に、移転手続き書類を登記簿謄本とともに提出します。

労働基準監督署

移転先の地域を所管している労働基準監督署に、移転手続き書類と就業規則を提出します。

公共職業安定所

移転前、もしくは移転先のどちらか一方を所管している公共職業安定所に、移転手続き書類を提出します。

引越し

オフィスの移転には書類上の手続きなどがたくさんありますが、何と言ってもオフィスを実際に移転する引越しが最も大きな作業であることは言うまでもありません。オフィス移転を強みとしている引越し業者や運送会社などがありますので、そうした業者に依頼するのが最も無難です。
家庭の引越しとは違って、ちょっとした破損が甚大な被害につながりやすい機器類も少なくないため、作業を担当する責任者とそのあたりの注意点などをしっかりと打ち合わせておくのがベストです。
また、オフィスの引越しは時間をあまりかけられないという事情もあります。移転先ですぐに業務を再開できるようにするための段取りを決めておくことも重要です。

不用品の回収

オフィス移転に伴って発生するゴミについては、以前よりも処分が難しくなっています。
特に粗大ゴミなどについては、専門の業者に依頼することになります。
不用品回収の専門業者に依頼すれば比較的安価に処分することができるので、早めに連絡をしておくとよいでしょう。